Julkisen sektorin palkanlaskenta- ja HR-kenttä on suuren murroksen äärellä ja sillä on isoja vaikutuksia myös palkanlaskentaan. Hallitus on viemässä hankintalainsäädäntöön muutosta, joka kiristäisi in-house-yhtiöiden käytön edellytyksiä: jatkossa asiakkaan tulisi omistaa vähintään 10 % hankintayksikön omistamasta yhtiöstä voidakseen ostaa palveluita ilman kilpailutusta.
Muutoksen vaikutukset ovat kaikkea muuta kuin pienet. Suomessa on suuri määrä pieniä ja keskisuuria kuntia, kuntayhtymiä ja julkisen hallinnon osakeyhtiöitä, jotka käyttävät tällä hetkellä palkanlaskenta-, henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita in-house-yhtiöiltä. Kun tuo ovi sulkeutuu, lähivuosien aikana järjestetään jopa satoja uusia kilpailutuksia palkanlaskenta- ja muiden palveluiden alueilla.
Tämä tulee väistämättä muuttamaan sekä palveluntarjoajien markkina-asetelman että hankintayksiköiden kyvykkyysvaatimukset.
1. Pirstaloitunut markkina kohtaa yhtäaikaisen kilpailutuspiikin
Kunnilla ja julkisen sektorin yhtiöillä on hyvin erilaiset lähtökohdat hankintojen tekemiseen. Osalla on vuosien kokemus vaativista ICT- ja palvelukokonaisuuksien kilpailutuksista, mutta monelle pienemmälle toimijalle HR-järjestelmän ja palkanlaskentapalvelun kilpailutus on täysin uusi alue.
Kun suuri joukko toimijoita pakotetaan markkinoille samanaikaisesti, syntyy kolme haastetta:
- Kilpailutuskapasiteetti kuormittuu: Konsultti- ja asiantuntijaresurssit ovat rajalliset, ja pätevistä hankinnan tukipalveluista tulee entistä halutumpia.
- Toimittajakenttä ylikuormittuu tarjouspyynnöistä: Tarjoajien kyky reagoida kaikkiin markkinalle tuleviin kilpailutuksiin vaihtelee. Tarjouslaatu vaihtelee, ja riskinä on heikompi kilpailu. Myös osallistuminen kaikkiin kilpailutuksiin on haasteellista.
- Aikataulut venyvät ja palvelusiirtymät kuormittuvat: Uusien palveluiden käyttöönotto ei ole pieni asia – ne ovat isoja muutoksia organisaatioiden arkeen.
2. Palkanlaskennan kilpailutus ei ole ”copy-pastea” in-house-maailmasta
Moni organisaatio on tottunut ostamaan palvelut in-houselta periaatteella: ”näin on aina tehty, ja se on toiminut riittävän hyvin”. On kuitenkin myös sitä kokemusta, että in-house-yhtiöltä ei saada sitä palvelutasoa, mitä haluttaisiin.
Kilpailutuksen maailma toimii joka tapauksessa eri tavalla:
- Palvelut on määriteltävä tarkasti: in-house-suhteessa monia asioita voitiin joustaa ja sopia kevyemmin – kilpailutuksessa tämä ei ole mahdollista.
- Laadun tuottaminen ei synny pelkästä painotuksesta: Laatu ei tule siitä, että laadun painoarvo on 60 % tai 70 %. Laatu syntyy siitä, mitä todella vaaditaan – ja kuinka hyvin vaatimukset vastaavat markkinan todellisia kyvykkyyksiä. Ylilaatua vaatimalla tilanne ei toisaalta helpota yhtään, koska tarjoajat valitsevat itselleen helpoimmat tarjouspyynnöt.
- Palvelumalli muuttuu: In-house-toimijoiden palvelumalli ei monelta osin vastaa markkinatoimijoiden mallia. Vasta ulkoistuksen myötä monessa organisaatiossa huomataan, mikä oikeasti on omaa prosessia, mikä toimittajan vastuuta ja miten muutoksen vaikutukset resursoidaan. Vastuurajaukset tuleekin määritellä selkeästi organisaation tavoitteet, mutta kuitenkin markkinoiden tarjonta huomioiden.
3. Hankintayksiköt joutuvat katsomaan peiliin – ja myös verkostoitumaan
Kun kilpailutusvelvollisuus astuu voimaan, yksittäinen pieni kunta on harvoin optimaalinen ostaja. Siksi on odotettavissa:
- Kasvava yhteishankintojen tarve, joilla hankintaan palkanlaskenta- tai muita palveluita yhdessä
- Uusia alueellisia yhteistyömalleja, joissa palkanlaskenta keskitetään pienempään in-house-yhtiöön
- Kysyntä hankinnan ennakkomarkkinoinnille ja markkinavuoropuhelulle kasvaa
Niille organisaatioille, jotka aloittavat valmistelun ajoissa, tämä luo mahdollisuuden parempiin hintoihin, sujuvampiin käyttöönottoihin ja palveluihin, jotka aidosti sopivat omiin tarpeisiin. Tai ylipäänsä saada tarjous.
4. Toimittajille tämä on yhtä aikaa uhka ja mahdollisuus
Markkina avautuu, mutta:
- Myyntiresurssit ja palkanlaskentapalveluiden haltuunottokapasiteetti tulee kovaan testiin
- Modernien palkanlaskenta- ja HR-järjestelmäratkaisujen kysyntä kasvaa nopeasti
- Perinteisiltä toimijoilta vaaditaan rohkeaa tuotteistamista ja parempaa läpinäkyvyyttä
Yritykset, jotka pystyvät vastaamaan samanaikaisesti moniin tarjouspyyntöihin laadukkaasti ja skaalaamaan toimituskykyään, ovat selkeitä voittajia.
5. Mitä julkisen hankintayksikön kannattaa tehdä nyt?
1. Aloita valmistelu ajoissa
Kartoitus nykytilasta, prosesseista, järjestelmistä ja integraatiotarpeista ei synny kuukaudessa. Saati sitten koko tarjouspyyntöaineisto!
2. Kuvaa palvelun vaatimukset ja palkanlaskennan vastuunjako
Keskeistä on ymmärtää tarpeet ja kuvata vastuunjako, mitä on organisaation omalla vastuulla ja mistä palkanlaskennan palveluntuottaja huolehtii. Mitä tehtäviä kuuluu palkkalaskelman hintaan ja mikä on lisäveloitettavaa?
3. Käy huolellinen markkinavuoropuhelu ennen kilpailutusta
Avoin keskustelu ei ole kiellettyä – päinvastoin, markkinakäytäntöjen tunnistaminen on kriittinen onnistumisen edellytys. Kuuntele tarjoajia herkällä korvalla!
4. Varmista, että kilpailuttamisen osaaminen ja resurssit ovat kunnossa
HR- ja palkkahallinnon kilpailutukset ovat vaativia asiantuntijahankintoja, eivät pelkkiä Excel-taulukoita, joita kopioidaan aiemmista hankinnoista. Kilpailutuksen sujuva läpivienti vaatii osaavat ja riittävät resurssit.
5. Suunnittele uuden toimittajan haltuunotto yhtä tarkasti kuin tarjouspyyntö
Käyttöönotto on usein koko hankinnan vaikein osa. Huonosti valmisteltu käyttöönotto voi johtaa pahimmillaan vuosien ongelmienratkomisen kierteeseen. Palkkojen kyseessä ollen siihen ei ole varaa!
6. Hyödynnä ulkopuolista asiantuntemusta
Uudessa tilanteessa moni organisaatio tarvitsee kokeneen kumppanin tuekseen. Ulkopuolinen kumppani tuo aiempien hankintojen rutiinin ja kokemuksen avuksi kilpailutukseen ja käyttöönottoon.
Yhteenveto
In-house-sääntelyn muutos ei ole pieni viilaus – se muuttaa julkisen sektorin HR- ja palkanlaskennan palvelumarkkinaa rakenteellisesti. Yhtäkkiä jopa sadat organisaatiot ovat samoilla markkinoilla samaan aikaan, mikä pakottaa uudelleenarvioimaan palvelumalleja, prosesseja ja hankintakäytäntöjä.
Muutos ei kuitenkaan vaikuta vain hankintayksiköihin. Myös palkanlaskennan palveluntarjoajat joutuvat priorisoimaan, mihin tarjouspyyntöihin he ylipäätään vastaavat. Kun kilpailutuksia tulee samanaikaisesti hyvin suuri määrä, toimittajat kohdistavat resurssinsa niihin tarjouspyyntöihin, jotka ovat selkeitä, realistisia ja hyvin valmisteltuja. Tämä luo uudenlaisen tilanteen, jossa hankintayksiköt joutuvat kilpailemaan keskenään siitä, kenen tarjouspyyntöihin markkina kokee kannattavaksi vastata. Hankintayksikkö joutuukin myyjän asemaan!
Ne organisaatiot, jotka toimivat ennakoivasti, rakentavat markkinavuoropuhelun huolellisesti ja panostavat selkeään, houkuttelevaan ja toteuttamiskelpoiseen tarjouspyyntöön sekä kuuntelevat tarjoajia herkällä korvalla, ovat muutoksen selkeitä voittajia. He saavat laadukkaimmat tarjoukset, parhaat palveluntarjoajat ja sujuvimman siirtymän uuteen palvelumalliin.
Meillä Facilorissa on mittava kokemus vastaavista hankinnoista. Tutustu palveluihimme äläkä epäröi ottaa yhteyttä, jos kaipaatte apua hankintaanne!
Tutustu myös Kaarean kokemuksiin, miten Facilor auttoi palkanlaskentapalvelun ja HR-järjestelmien hankinnassa ja käyttöönottovaiheessa.
