Oletko kuullut joskus onnistuneesta järjestelmähankinnasta?
No kyllä, onhan niitä onnistuneitakin hankintoja. Paljonkin. Jostain syystä kuitenkin jatkuvasti puhutaan epäonnistuneista hankinnoista, rahan heittämisestä pohjattomaan kaivoon ja niin poispäin. Erityisesti julkisen sektorin hankinnat herättävät tunteita, onhan kyse enemmän tai vähemmän yhteisestä lompakosta, josta raha näihin hankkeisiin kaivetaan (vertauskuvana toimisi kyllä usein säkki, josta kaadetaan).
Yksityisen sektorin epäonnistuneet hankkeet eivät yleensä saa niin paljon huomiota, ellei kyse ole esimerkiksi asiakaspalveluun suoraan vaikuttavasta hankkeesta, jossa epäonnistuneen järjestelmäprojektin vuoksi vaikkapa lipunvarausprosessi menee täysin jumiin.Miksi järjestelmähankinnat sitten niin usein epäonnistuvat joko osittain tai kokonaan?
Tähän lienee useita syitä ja kaikkeen ei pysty edes ennalta varautumaan, kuten olosuhteiden yllättävään muuttumiseen kesken hankkeen. Kuitenkin, hieman paremmalla valmistautumisella, käyttämällä hieman aikaa koko hankkeen suunnitteluun ja miettimällä, mitä osaamista tarvitaan ja millä tavalla eri vaiheet voitaisiin hallita paremmin, voidaan hankinnan laatua parantaa merkittävästi. Samalla työmäärä ja kustannukset jäävät todennäköisesti pienemmiksi.
Epäonnistumisella on myös useita mittareita / tasoja. Jonkun mielestä hanke on onnistunut, jos projekti saatiin aikataulussaan läpi. Toisen mielestä, jos budjetti piti. Kirjoitinkin jo aiemmin järjestelmien vajaakäytöstä. Yksi epäonnistumisen laji sekin.
Paremmalla valmistautumisella voidaan hankinnan laatua parantaa merkittävästi.
Toimin itse ennen nykyistä työtäni lähes 15 vuotta järjestelmätoimittajan roolissa ja näin lukuisia hankintoja, joissa asiakas oli enemmän tai vähemmän hukassa tekemisessään. Myyntityössä ja toimittajan roolissa hankintaa ja tarjouspyyntöä katsoo hieman eri lasit päässä, kuin asiakas. Asiakkaan pitäisikin osata asettua myös myyjän eli järjestelmätoimittajan asemaan, jotta osaisi viedä hankinnan läpi mahdollisimman hyvin ja realistisesti. Haastehan tietysti on, että harvalla ostajalla on valtavaa (jos yhtään) kokemusta toimittajan roolista.
Ja huom! en tarkoita sitä, että ostetaan vain juuri sitä, mitä markkinoilla on valmiina tai että pitäisi mukautua toimittajan asettamiin ehtoihin. Järjestelmähankinnassa, kuten yllättäen aika monessa muussakin tekemisessämme, on kuitenkin lopulta kyse viestinnästä. Miten viestiä oikealla tavalla toimittajille, mitä ollaan tekemässä ja mitä toimittajalta sekä ratkaisulta odotetaan? Hankkeen kaikissa vaiheissa.
Asiakkaan pitäisi osata asettua järjestelmätoimittajan asemaan.
Täytyy sanoa, että välillä suorastaan vihastuttaa, kun näkee järjestelmähankkeita, joissa ilmiselvästi ei ole mitään tolkkua, eikä ostaja ole tilanteen tasalla. Tämä on muuten mielenkiintoinen sana, tämä ”tolkuttaa”. Joku sivistyssanakirjakin taitaa määritellä sen jankuttamiseksi tai jopa nalkuttamiseksi.
Itse pidän sanaa erittäin sopivana silloin, kun jokin hanke yritetään saada raiteilleen asiaperustein. Jos ei kerrasta mene jakeluun, niin pitää tolkuttaa.
Tolkuttaminen on paikallaan silloin, kun hanke yritetään saada raiteilleen asiaperustein.
Lähdin kirjoittamaan näitä artikkeleita sillä ajatuksella, että pureudun pala kerrallaan järjestelmähankinnan eri vaiheisiin ja erityispiirteisiin sekä miten niihin olisi hyvä varautua. Saatanpa jossakin osassa pureutua johonkin erityisaiheeseen, vaikkapa HR-järjestelmiin.
Hankinnalla muuten käsitän tässä yhteydessä koko hankkeen elinkaaren. Hankinta ei ole valmis vielä siinä vaiheessa, kun sopimuksessa on nimi, vaan vasta sitten, kun se on onnistuneesti jalkautettu organisaatioon ja toimintatavat samalla uudistettu.
Hankinta on valmis vasta sitten, kun se on onnistuneesti jalkautettu organisaatioon.
Tolkku alkaa siitä, kun tunnistat, että jotain voisi tehdä paremmin ja otat asiaksesi tehdä. Pysy siis kuulolla!
Tolkun IT-hankinnat – tolkullisten järjestelmähankintojen puolesta!
Blogisarjassa pureudutaan järjestelmähankintojen maailmaan ja annetaan vinkkejä, joita noudattamalla onnistut paremmin järjestelmähankinnoissa. Vinkit sopivat yhtä hyvin niin yksityiselle kuin julkisellekin sektorille organisaation kokoon katsomatta.
