Miksi järjestelmähankkeissa niin usein aikataulu pettää? Osoittaako syyttävä sormi aina toimittajaa kohti, vai osaatko katsoa myös peiliin? Otapa lyhyt aikalisä ja lukaise ajatuksia sopivan aikataulun merkityksestä hankkeen onnistumiselle. Kuvan lintua ei vahingoitettu tätä kirjoitusta varten.Aikataulutus pettää jo hankintavaiheessa?
Liian usein tilanne on se, että järjestelmälle on kova tarve, hankinnalle varattu budjetti painaa vastaan tai jonkin muun erittäin hyvin perustellun syyn vuoksi hankinta viedään läpi mahdollisimman rivakasti. Ja kun kiihdytetään liian kovaa, voi lento loppua kesken ja pahimmassa tapauksessa tulee siinä vähän vahinkoakin. Olen nähnyt lukuisten erityisesti julkisten järjestelmähankintojen menevän pieleen vain sen vuoksi, että hankinnan ja tarjouspyynnön valmistelu ja itse tarjousvaihe vietiin läpi mahdollisimman nopeasti. Koska kiire.
Kun kiihdytetään liian rivakasti, voi lento loppua kesken.
Haluttiin nopeasti tarjouspyyntö ulos Hilmaan ja tarjoukset pöydälle. Ei ehditty kunnolla perehtyä markkinoilta löytyviin ratkaisuihin ja miettiä omia vaatimuksia tätä kautta realistisiksi. Kaiken lisäksi toimittajille annettiin surkean lyhyt valmistautumisaika tarjouksen laatimiselle, pahimmassa tapauksessa tarjouspyyntö julkaistiin juhannusviikolla ja tarjoukset piti jättää heinäkuun loppuun mennessä. Toimittajan parhaat myyjäthän mielellään keskeyttävät kesälomansa juuri sinun julkaiseman tarjouspyynnön vuoksi?
(Sivuhuomautuksena: Ainoa asia, mitä julkisessa hankinnassa kannattaa tehdä juhannusviikolla tai mieluummin heti juhannuksen jälkeen, on hankintapäätöksen lähettäminen silloin, kun riski markkinaoikeuteen päätymiselle on suuri. Toimittajan parhaat asiantuntijat ovat lomalla ja eivät ehkä huomaa koko hankintapäätöstä, jolloin voit päästä kuin koira veräjästä.)
Itse tarjousvaiheen lisäksi tarjouspyynnössä saatetaan toimitusajalle asettaa kohtuuttomia vaatimuksia ja samalla viivästyssanktiot sopimuksessa on asetettu varmuuden vuoksi toimittajaa kunnolla kurittaviksi. Fiksut toimittajat vetäytyvät jo tässä vaiheessa hankkeesta, koska eivät halua lähteä hutiloiden valmisteltuun hankkeeseen liian tiukalla aikataululla viivästyssakon uhka niskassaan.
Fiksut toimittajat vetäytyvät hankkeesta jo alkuvaiheessa huonon valmistelun vuoksi.
Projektillekin on syytä varata väljä aikataulu
Mikäli hankintavaihe saatiin vietyä läpi onnistuneesti, ei vielä voida huokaista. Tästähän se työ vasta alkaa. Ja taas usein liian kiireellä. Aikataulut laaditaan ihannetilanteen mukaan, kun kenelläkään ei ole muuta tekemistä tai mitään yllättävää ei tapahdu. Mutta kun tapahtuu!
Budjetointi, tilinpäätös, kehityskeskustelut, kuluvan vuoden tavoitteen asetanta. Löytyykö kalenteristasi kolmen-neljän kuukauden rako, jolloin siellä ei olisi jotain joka vuosi toistuvaa isoa rumbaa? Niinpä.
Lisäksi erilaisissa järjestelmäkäyttöönotoissa tulee vastaan erilaisia haasteita. HR-järjestelmäprojekteissa jätetään usein varautumatta riittävästi nykyisten tietojen keräämiseen ja sen vaatimaan aikatauluun. Kuvitellaan ehkä, että järjestelmätoimittajalla on jotkin maagiset työkalut, joiden avulla nykyisen henkilöstön tiedot imuroidaan asiakkaan vanhasta järjestelmästä, exceleistä ja mapeista uuteen hienoon HR-järjestelmään.
Tosiasia on, että käytännössä aina tietoa joutuu joko keräämään manuaalisesti tai sitten loppukäyttäjät, esim. jokainen työntekijä itse, syöttävät osan tiedoista järjestelmään.
Budjetointi, tilinpäätös, kehityskeskustelut, tavoitteen asetanta. Yritäpä siinä löytää sopiva rako käyttöönotolle!
Julkaisujärjestelmien käyttöönottoaikataulut kulkevat kokonaan omassa luokassaan. Olen ollut lukuisissa rekrytointijärjestelmähankkeissa mukana, jolloin samaan aikaan sattumalta, tai suunnitellusti, on ollut menossa julkaisujärjestelmän uudistus. Suunnitelma oli, että kun uudet nettisivut valmistuvat, otetaan samalla sitten käyttöön uusi hieno rekryjärjestelmä.
Olen oppinut vastaamaan asiakkaalle, että eiköhän jo varauduta plan B:hen, eli otetaan uusi rekryjärjestelmä käyttöön vanhalla sivustolla. Julkaisujärjestelmäprojekti saattoi kyllä teknisesti valmistua suunnitellussa aikataulussa, mutta jostain kumman syystä sisällön tuottaminen sinne vähän viivästyi.
Plan B on aina hyvä olla.
Siispä, kun olet hankkimassa uutta järjestelmää, riittävän väljä aikataulu on viimeinen, josta voit lähteä tinkimään. Ei ole turhauttavampaa tilannetta, kuin kiireessä viedä hankinta läpi ja huomata, että ei tästä mitään tullutkaan. Sitten käynnistetään hankinta uudelleen, parhaassa tapauksessa toimittajia syytellen, kun eivät kelvottomat edes viitsineet tarjousta tehdä!
Tässä kohtaa on siis syytä katsoa peiliin, huokaista, nostaa oikea käsi etusormi ojossa vaakasuoraan ja osoittaa syyllistä. Sen jälkeen kääriä hihat, aloittaa alusta ja valmistella hanke kaikin puolin huolellisemmin. Tolkullisen aikataulun (ja muiden vaatimusten) kanssa.
Eivät kelvottomat edes tarjousta tehneet!
Tolkun IT-hankinnat – tolkullisten järjestelmähankintojen puolesta!
Blogisarjassa pureudutaan järjestelmähankintojen maailmaan ja annetaan vinkkejä, joita noudattamalla onnistut paremmin järjestelmähankinnoissa. Vinkit sopivat yhtä hyvin niin yksityiselle kuin julkisellekin sektorille organisaation kokoon katsomatta.
