Törmään aika usein tarjouspyyntöihin, joissa samaan kilpailutukseen on paketoitu tolkuton määrä eri järjestelmiä. Samalla tarjouspyynnöllä saatetaan hakea järjestelmiä taloushallintoon, palkanlaskentaan, HR-tietojen hallintaan, henkilöstön kehittämiseen, rekrytointiin, matkalaskujen hallintaan, työvuorosuunnitteluun, projektinhallintaan, laskutukseen ja vaikka mihin.
Optiona vielä työsuhdepolkupyörät ja hammashoito (no ei onneksi sentään). Ja kaikki yhteen kiinteään hintaan. Mitä järkeä tässä on? Tai miksi tässä ei olisi järkeä?
Optiona työsuhdepolkupyörät ja hammashoito.
Sinänsä kuulostaa ensi alkuun hyvältä, että haetaan ratkaisua yhdeltä toimittajalta, joka kerralla pystyisi ratkaisemaan kaikki tarpeet. Vietäisiin läpi vain yksi käyttöönottoprojekti (vaiheittain), toimittajalta tulisi vain yksi lasku ja kun on hankittu näin laaja kokonaisuus, niin totta kai siinä tulee silkkaa säästöä. Lisäksi olisi vain yksi vastuutaho, jota syyttää, jos jokin palanen ei toimi. Näinkö on? Mietitäänpä hetki.
Kuinka monelta järjestelmätoimittajalta löytyy kaikki edellä luetellut osa-alueet sellaisessa paketissa, että kaikki osa-alueet täyttävät niille asetetut pakolliset vaatimukset, ovat miellyttäviä käyttää, joustavat asiakkaan tarpeisiin ja tietysti keskustelevat automaattisesti keskenään? Ja vielä siten, että hinta on alhainen? Eipä taida montaa löytyä. Saattaapi käydä niinkin, että yhtään tarjousta ei kolahda postiluukusta.
Hyvällä tuurilla tulee tarjous, jossa kaksi tai useampi toimittajaa ovat lyöneet hynttyyt yhteen (siis ko. tarjoukseen) ja tarjoavat joko ryhmittymänä tai alihankintasuhteina koko pakettia. Hinta vaan voi olla vähän suolainen.
Saattaapi käydä niin, että yhtään tarjousta ei kolahda postilaatikkoon.
Pohditaanpa hetki seuraavia kysymyksiä:
- Mitä jos tarpeet muuttuvat vuosien varrella ja haluttaisiin vaihtaa jokin osio, vaikkapa palkanlaskentajärjestelmä?
- Mitä jos halutaan ulkoistaa palkanlaskenta ja/tai kirjanpito?
- Mitä jos jokin osa-alue ei käytännössä ollutkaan kovin toimiva tai on suorastaan kelvoton?
- Mitä jos jonkin osion toimittajalle tapahtuu jotakin (myydään, konkurssi, päättää lopettaa tuotteen ylläpidon…)?
- Mitä jos jonkin osion käyttöönotto ei vaan onnistu?
Voidaan edellä olevien kysymysten pohjalta miettiä, onko sopimus rakennettu siten, että siitä on helppo irtisanoa jokin haluttu osio pois? Jos ei, niin joko irtisanotaan koko sopimus, yritetään saada toimittajalta hinnanalennusta tai maksetaan sellaisestakin osa-alueesta, jota ei hyödynnetä lainkaan.
Minkä tien valitset?
Irtisanotaanko koko sopimus, jos jokin osa-alue halutaan vaihtaa?
Tai onko sopimuksen sanktiointi tehty siten, että se on helppo kohdentaa oikeaan paikkaan? Jos esim. jokin yksittäinen osa-alue sakkaa, niin harva toimittaja suostuu sellaisiin sanktioihin, joissa koko järjestelmän maksuista annettaisiin hyvitystä. Etenkin, jos toimitus koostuu usean toimittajan ryhmittymästä tai alihankintasuhteista.
En sano, että kokonaisvaltaiset ERP-järjestelmät olisivat täysin kelvottomia ratkaisuja, mutta jos hankinnan kokonaisarvoksi on arvioitu muutama sata tuhatta euroa, on turha kuvitella, että saadaan yhtään kelvollista tai järkevää tarjousta. Jos halutaan (hinta-laatusuhteeltaan) mahdollisimman hyvä ratkaisu eri tarpeisiin, täytyy hankintaa lähteä pilkkomaan pienempiin osiin.
Tätä varten on syytä tehdä huolellinen markkinakartoitus / -vuoropuhelu, jolla varmistetaan, mitä osa-alueita eri toimittajilta löytyy ja minkälaisissa kokonaisuuksissa hankinta on järkevää tehdä. Onneksi myös tuleva uusi hankintalaki pakottaa jakamaan hankintaa osiin.
Pilkotaan hankinta osiin ja tehdään huolellinen markkinavuoropuhelu.
Jos nyt mietit vielä, miten sitten erillisten järjestelmien välillä tieto kulkee, niin ole huoletta! Eri järjestelmät saadaan kytkettyä kyllä oikein toteutetuilla rajapinnoilla yhteen. Ja silloin myös yksittäisten järjestelmien vaihtaminen on helpompaa, kun koko pakettia ei tarvitse räjäyttää auki.
Toki tämäkin pitää osata ottaa huomioon jo tarjouspyynnössä ja ratkaisua valittaessa. Ja mielellään hiukan yksityiskohtaisemmalla määrittelyllä, kuin tyyliin ”Järjestelmä keskustelee tarvittavilta osin vähintään seuraavien järjestelmien kanssa:…”.
Jos lähdet hankkimaan valtavaa kokonaisuutta eri järjestelmiä yhdellä tarjouspyynnöllä, on täysin tuuripeliä, minkälaisia tarjouksia saat. Jos lainkaan. Luuletko, että toimittajat odottavat Hilmaa räpläten kieli pitkällä, että juuri sinun tarjouspyyntösi julkaistaan ja taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksit pyytää, jotta saavat tarjota juuri sinulle? Ei, valitettavasti toimittajat(kin) tekevät valintaa, mihin tarjouskilpailuihin on järkevää milloinkin osallistua.
Luuletko, että toimittajat odottavat Hilmaa räpläten kieli pitkällä juuri sinun tarjouspyyntöäsi?
Tolkun IT-hankinnat – tolkullisten järjestelmähankintojen puolesta!
Blogisarjassa pureudutaan järjestelmähankintojen maailmaan ja annetaan vinkkejä, joita noudattamalla onnistut paremmin järjestelmähankinnoissa. Vinkit sopivat yhtä hyvin niin yksityiselle kuin julkisellekin sektorille organisaation kokoon katsomatta.
